MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES EN NOMINA

INFORME SOBRE EL MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES EN LA NOMINA

Por la necesidad de conocer cuales son los tramites que la empresa le debe dar a las no conformidades que se presenten en la nomina dentro de un periodo determinado, es por esto que a buscado una serie de procedimientos que se podrían llevar a cabo con la empresa y con terceros en este caso la Seguridad Social.
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar la información del procedimiento que se debe llevar cuando se presenta una no conformidad en la liquidación de la nomina.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
· Aportar una guía de cómo se puede manejar las no conformidades.
· Facilitar la información de cómo se debe hacer la reclamación y por consiguiente la respuesta de la no conformidad.



MANEJO DE LA NO CONFORMIDAD

Cuando se presente una no conformidad en la liquidación de alguno de los conceptos de la nomina se debe hacer la reclamación por escrito a la persona correspondiente y con los documentos de pago anexos, para que haya constancia del hecho que genera dicha no conformidad.

TRAMITES GENERALES PARA EL MENEJO DE LA NO CONFORMIDAD
· Atender el reclamo
· Verificación
· Buscar donde se produjo el error que dio pie a la no conformidad:
a) En el Reporte directo de la fuente de la información
b) En la digitación del reporte.
c) Por error del sistema
d) Otros.

· Notificar por escrito al departamento de nomina para hacer la correspondiente corrección,
· Notificar al trabajador pidiendo disculpas e informándole sobre la solución que se le va a dar a la no conformidad.
· Tomar acciones correctivas preventivas par evitar que se repita dicha no conformidad


CASOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR
No conformidad en el trabajo suplementario
· El jefe inmediato debe de buscar la fuente de información (tarjetas)
· Al confirmar el error el jefe inmediato debe redactar un memorando interno y enviarlo al departamento de nomina.
· Hacer la corrección correspondiente en el próximo periodo y hacer la reposición del pago faltante.

No conformidad en la retención en la fuente
· El jefe inmediato debe remitir al trabajador donde la persona que este encargada de hacer los cálculos de la retención en la fuente para que le aclare los procedimientos legales.
· En caso de encontrar error en la liquidación de dicha retención, hacer el correctivo correspondiente reincorporándole al trabajador el dinero.

No conformidad en la liquidación de una deducción por libranza o préstamo.
· El departamento de nomina hará la revisión.
· Se hará la debida corrección de acuerdo a lo pactado para la deducción.

No conformidad en el reporte de accidentes a la ARP
· Se reporta a la ARP por escrito.
· La ARP hace el estudio pertinente.
· La ARP confronta con la IPS
· La ARP notifica a la empresa su nueva evolución.


APLICACIÓN
Es evidente que una forma de mejorar el funcionamiento del departamento de nomina para que cumpla con sus objetivos, seria el mejoramiento del sistema de control en la recolección de la información desde la fuente donde se genere. Recomendando igualmente el uso del archivo de las tarjetas de control por unos dos periodos.

El registro de cada caso de no conformidades presentadas deben ser archivadas para que sirvan de soporte para la estadística de la empresa; ya que esta ultima nos nuestra el nivel de desempeño del departamento

ESTRUCTURA ORGANZACIONAL

           

 Es la forma en la que una empresa se gestiona, en ella se diferencian dos partes, la estructura organizativa formal y la informal.

·         Estructura organizativa formal: En ella  se basan en el conjunto de relaciones que son explicitas por parte de la dirección, las cuales son relaciones deliberadas.

·         Estructura organizativa informal: estas son las relaciones que no han sido definidas explícitamente y estas responden básicamente a las necesidades que entran en contacto con el trabajo.

La estructura real de la organización se basa en el conjunto de relaciones formales e         informales.

 Mintzberg creo 5 elementos principales para la estructura organizacional los cuales se basan en:

•      Ápice estratégico: en este se encuentra la alta dirección de una empresa la cual tiene una responsabilidad global. Esta consiste en garantizar que la organización funcione adecuadamente y que se cumplan todos los objetivos en ella encontramos diferentes tareas las cuales son (la supervisión directa, la relación con el entorno y la formulación de la estrategia a seguir).
•           Línea media: directivos de la vinculación de la dirección general, con núcleos de operaciones, este tiene unas funciones las cuales son: (enlace vertical ascendente y descendente, enlace horizontal entre ellos y tomar decisiones y resolver problemas.)
•            Núcleos de operaciones: este se encarga del trabajo básico de la producción de bienes y servicios, las funciones de este son: (aprovisionamiento de inputs, producción, comercialización, apoyo a las funciones previas).
•          Tecnoestructura: está formada por analistas estos no son directivos y no participan en la parte del trabajo, estos diseñan y planifican en este caso pueden haber dos tipos: (analistas de adaptación y analistas de control).

-          Los analistas de adaptación: estudian los cambios necesarios que deben evaluarse en una organización.

-          Analista de control: la función de este consiste buscar la estabilidad y la normalización de las pautas

-          Staff de apoyo: es un conjunto de unidades especializadas, estas no participan directamente en la producción de bienes y servicios, su objetivo consiste en ser un apoyo en la organización mediante la prestación de tareas y de los servicios que son especializados como por ejemplo la limpieza, la seguridad, entre otros.

 

cibergrafia: https://es.wikipedia.org/wiki/Estructura_organizacional

CENTRO DE COSTOS

Los centros de costo son aquellos que generan un gasto indirecto a la empresa pero que generan ganancia a la entidad.

https://www.youtube.com/watch?v=SHadrY7f70U

valores Corporativos. 

-     Los valores corporativos son elementos propios de cada negocio y corresponden a su cultura organizacional, es decir, a las características competitivas, condiciones del entorno y expectativas de sus grupos de interés como clientes, proveedores, junta directiva y los empleados y deben identificarse a partir de:

   - La empresa como institución: transparencia, solidez, liquidez, estructura corporativa y código de buen gobierno, entre otros. 

 - El empleado, a través de las normas de conducta o maneras de actuar: confidencialidad, lealtad, trabajo en equipo, honestidad y responsabilidad.       

     - El producto o servicio y sus características: marca, tecnología 

       empleada,calidad,oportunidad,cumplimiento, procesos 

      certificados,excelente asistencia y postventa.

Cibergrafia.

Elempleo; fomentar valores corporativos es esencial para la empresa.

U.R.L. http://www.elempleo.com/colombia/mundo_empresarial/fomentar-valores-corporativos-es-esencial-para-la-empresa----------------------------------/13004314

CLASES DE SOPORTES 

Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. 

Los internos: 

 son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente económico.

Soportes externos: 

Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás

Estos proceso son de gran importancia en un ente económico ya que cumple dos funciones muy importantes como el interno y externo de una entidad para una muy buena infomacion contable.

PROCESO ADMINISTRATIVO

la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.
2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACION ESTRATÉGICA

La planeaciòn  (o planificación) estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión, la misión y los valores de una empresa, se analiza su situación externa e interna, se establecen sus objetivos a largo plazo, y se formulan las estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos.

La planeación estratégica se realiza a nivel organizacional, es decir, considera un enfoque global de la empresa, razón por la cual se basa en objetivos y estrategias que parecen simples y genéricos, pero que afectan a una gran variedad de actividades.

Debido también a su carácter organizaciónal, ésta es realizada por la cúpula de la empresa y proyectada a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque hoy en día en la práctica, debido a los constantes cambios que se dan en el mercado, para un periodo de 3 a un máximo de 5 años.

Otras características de la planeación estratégica son que es móvil y flexible, requiriendo ser revisada cada cierto tiempo para hacerle los ajustes o cambios que fueran necesarios y, a pesar de ser realizada por la cúpula de la empresa, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa.

http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/

BASE DE LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS

Al respecto dice el artículo 253 del código sustantivo del trabajo:

Salario base para la liquidación de la cesantía. 1. Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.

2. Para el tiempo de servicios anterior al treinta y uno (31) de diciembre de mil novecientos sesenta y dos (1962) se aplicarán las normas vigentes hasta esa fecha.

Según la norma transcrita, se pueden presentar tres situaciones diferentes:

• Salario fijo sin variación o modificación.
• Salario fijo con variación o modificación en los últimos tres meses
• Salario variable

Si el salario es fijo y no ha variado en los últimos tres meses, la base para la liquidación de las cesantías será el salario del último mes laborado.

Si el salario es fijo y ha variado en los últimos tres meses, como cuando se incrementa el salario por promoción a un nuevo cargo, se debe promediar el salario devengado durante el último año o el tiempo laborado si este es inferior a un año.

Cuando el salario es variable, al igual que cuando el salario ha variado en los últimos tres meses, se debe promediar el salario del último año o lo que el trabajador lleve laborando si el tiempo laborado es inferior a un año.

http://www.gerencie.com/salario-base-para-liquidar-las-cesantias.html